Pengertian Sekretaris dan Tugas-tugasnya

Pastinya anda sudah mengenal istilah yang satu ini yaitu sekretaris. Namun apakah anda sudah mengetahui juga tentang pengertian, jenis dan tugas – tugas seorang sekretaris di dalam sebuah perusahaan ? Apabila belum mengetahuinya maka melalui artikel ini kami akan mencoba untuk memberikan penjelasan.

Pengertian Sekretaris dan Tugas-tugasnya
Pengertian Sekretaris dan Tugas-tugasnya

Pengertian Sekretaris

Pengertian sekretaris adalah dilihat dari sisi asal – usul kata maka sekretaris berasal dari kata ‘secretum’ adalah Bahasa Latin yang memiliki arti rahasia.

Selanjutnya berubah menjadi kata ‘secretarius’ yaitu berasal dari Bahasa Perancis lalu menjadi ‘secretary’ di dalam Bahasa Inggris dan akhirnya berubah menjadi kata ‘secretaries’ adalah dalam Bahasa Belanda yang masuk ke dalam Bahasa Indonesia dikenal dengan istilah sekretaris merupakan orang – orang yang berstatus sebagai pegawai atau karyawan / wati untuk diberikan tugas berkaitan dengan pekerjaan yang berhubungan dengan penyelesaian masalah rahasia perusahaan atau negara.

Sekretaris merupakan salah satu profesi yang ditekuni dan dilakoni oleh seseorang yang berhubungan dengan fungsi untuk membantu seorang pemimpin atau sebuah perusahaan terutama untuk tujuan menyelenggarakan kegiatan – kegiatan administrasi yang dapat menunjang kelancaran dari kegiatan ‘manajerial’ seorang pemimpin yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan.

Tugas – Tugas Dari Sekretaris

Tugas sekretaris berdasarkan atas ruang lingkupnya bisa dikelompokkan menjadi delapan bagian antara lain sebagai berikut.

Tugas rutin sekretaris adalah beberapa tugas yang dikerjakan sehari – hari tanpa adanya perintah seperti menerima tamu, menerima telepon, membuka surat – surat, menerima dikte pimpinan, menyimpan arsip atau surat, menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.

Tugas khusus seorang sekretaris adalah beberapa macam tugas yang khusus diperintahkan oleh pimpinan kepada sekretarisnya masing – masing guna menyelesaikan tugas secara khusus juga adakalanya sekretaris juga melakukan riset pasar untuk produk yang akan ditawarkannya.

Latarbelakang pemberian tugas ini adalah karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas bersangkutan harus mampu menyimpan hal – hal terkait dengan rahasia perusahaan. Meliputi antara lain :

Membuat konsep surat – surat untuk melakukan perjanjian kerjasama dengan relasi dan instansi / perusahaan dari luar. Melakukan penyusunan surat – surat rahasia / ‘confidential’, menyusun acara khusus untuk pertemuan bisnis, dan pembelian kado ataupun cindera mata untuk keperluan pimpinan / perusahaan.

Tugas istimewa yang dilakukan oleh seorang sekretaris adalah merupakan sebuah tugas yang berhubungan dengan kebutuhan pimpinan seperti meliputi :

  • Membetulkan dan merapikan letak / posisi dari alat – alat tulis dan perlengkapan yang berada di ruang pimpinan dan sewaktu – waktu dibutuhkan oleh mereka.
  • Bertindak sebagai media penghubung untuk dapat meneruskan beberapa informasi penting kepada relasi.
  • Bertindak sebagai penjaga untuk mengingatkan pimpinan apakah sudah membayar iuran – iuran bersangkutan dengan kebutuhan kantor atau asuransi kantor.
  • Mewakili seseorang / kantor tertentu untuk menerima sejumlah dana berupa sumbangan guna keperluan kegiatan yang lainnya.
  • Melakukan pemeriksaan terhadap hasil dari pengumpulan dana atau uang muka yang berasal dari instansi lain untuk diberikan kepada pihak penerima sebagai dana untuk tujuan kesejahteraan.
  • Wajib menghadiri beberapa rapat dinas yang diadakan di luar maupun di dalam kantor serta merangkap sebagai pendamping pimpinan ketika rapat sedang berlangsung khususnya untuk pertemuan bisnis.
  • 7/Melakukan pemeriksaan untuk peralatan kantor dibagian mana saja yang perlu untuk diperbaiki seperti melakukan penambahan peralatan dan sarana kantor yang lainnya.

Tugas sosial yang juga dilakukan oleh seorang sekretaris adalah mencakup hal – hal sebagai berikut :

Sekretaris adalah yang mengurus rumah tangga kantor / perusahaan, mempersiapkan dan mengatur beragam penyelenggaraan yang termasuk ke dalam acara resepsi untuk kantor, keperluan pimpinan dan pengurusan undangan.

Tugas keuangan yang dilakukan oleh sekretaris adalah sebagai berikut :

  1. Mengurusi keuangan yaitu ‘petty cash’ / uang cadangan berisikan kas kecil perusahaan, mengurusi keperluan keuangan pimpinan di bank bersangkutan seperti penyimpanan uang di bank, pengambilan uang dari bank bersangkutan, penarikan cek, dll.
  2. Melakukan pembayaran rekening – rekening kantor, pajak, dan sumbangan dana untuk atas nama pimpinan perusahaan.
  3. Melakukan penyimpanan / file berbagai jenis catatan seperti untuk kebutuhan pengeluaran sehari – hari untuk pimpinan dan penyediaan dana guna kebutuhan sehari – hari.

Tugas sekretaris sebagai seorang resepsionis adalah sebagai berikut :

Menerima dan menjawab telepon yang masuk ke kantor, mencatat pesan – pesan melalui telepon, menerima tamu – tamu yang akan bertemu dengan pimpinan perusahaan, mencatat janji yang dibuat untuk bertemu dengan pimpinan dan menyusun acara kerja pimpinan setiap hari.

Sedangkan tugas – tugas sekretaris secara ‘insidental’ adalah tugas – tugas yang berhubungan dengan pekerjaan tidak rutin dijalankan oleh seorang sekretaris diantaranya adalah sebagai berikut :

  1. Mempersiapkan beberapa jenis laporan, menyiapkan agenda rapat, dan mempersiapkan teks pidato / pernyataan – pernyataan dan ide / gagasan dari seorang pimpinan.
  2. 2/Membuat dan mempersiapkan ikhtisar pada beberapa ragam berita dan karangan yang sudah termuat di dalam surat kabar, majalah, brosur, dan lain – lainnya berhubungan dengan keperluan kantor / perusahaan.
  3. Melakukan koreksi terhadap berbagai bahan cetakan misalnya berupa undangan, formulir, brosur – brosur serta daftar yang terlebih dahulu dibuat dalam bentuk konsep oleh perusahaan yang bersangkutan.
  4. Pada waktu – waktu tertentu dapat mewakili pimpinan dalam beberapa jenis acara pertemuan rapat kantor, di luar kantor atau resepsi.

Sedangkan tugas sekretaris yang terkait dengan pertemuan bisnis yaitu terjadi diantara dua orang atau lebih yang saling menerima dan memberikan suatu informasi, adalah sebagai berikut : dengan cara menyimak atau mempelajari kembali terhadap kemajuan – kemajuan untuk selanjutnya membantu memecahkan masalah dan nantinya akan tercipta kembali masalah yang terbaru.

Tugas inilah yang kadang – kadang bersifat cukup berat dan bisa melelahkan bagi sekretaris yang bersangkutan sehingga diperlukan keahlian khusus dan stamina fisik yang sehat guna mengorganisir berbagai pertemuan yang sedang dan akan dilakukan.

Nah itulah mengenai pengertian, dan tugas sekretaris, semoga bisa membantu untuk menambah wawasan bagi para pembaca.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *